Speak now or forever hold your peace

‘Ik wil dat mijn team meer initiatief neemt.’ Die wens hoor ik vaak van leidinggevenden. Ze willen bijvoorbeeld dat medewerkers zelf knelpunten signaleren, ideeën aandragen en problemen oplossen. Toch blijven concrete voorstellen soms uit. Mensen zien wel iets dat beter kan, maar wachten tot de leidinggevende ernaar vraagt of zelf een besluit neemt. Dat kan verschillende oorzaken hebben. Een ervan is dat medewerkers weinig ruimte ervaren om met een andere aanpak te komen. Soms ontstaat die indruk zonder dat een leidinggevende het bedoelt. Ik herken dat uit mijn eigen tijd als leidinggevende. Ik vond het prettig als mensen initiatief namen. Maar koos iemand een route die ik zelf niet zou kiezen, dan zag ik al snel de risico’s. Ik stelde extra vragen, gaf aanwijzingen of nam het werk uiteindelijk over. Ik wilde de kwaliteit bewaken. Tegelijk gaf ik onbedoeld een dubbele boodschap: neem initiatief, zolang je het ongeveer doet zoals ik het zou doen. Dan is het begrijpelijk dat iemand de volgende keer terughoudend is met het tonen van initiatief. Initiatief begint ook bij een bezwaar uitspreken Bij initiatief denken we vaak aan een goed idee of iemand die uit zichzelf een taak oppakt. Maar soms is het waardevolste initiatief veel kleiner: iemand die op tijd zegt dat een afspraak onduidelijk is of dat een plan een risico heeft. Stel dat een leidinggevende in een overleg vraagt: ‘Is iedereen akkoord?’ Een paar mensen knikken en de rest zwijgt. Later blijken er toch vragen of bedenkingen te zijn. Meerdere mensen twijfelden, maar niemand wilde als eerste bezwaar maken. Het team gaat verder met een besluit waar niet iedereen achter staat. Je kunt dan denken: ‘Dat hebben we mooi samen afgetikt’, maar in werkelijkheid is dat lang niet altijd het geval. Hetzelfde kan gebeuren tussen collega’s. Je begrijpt niet waarom iemand een afspraak anders uitvoert, maar laat het rusten. Je vult zelf in wat erachter zit. Een paar dagen later voelt het lastiger om er alsnog over te beginnen. Dingen gaan broeien en voor je het weet heb je een veenbrand te blussen. Wie wil dat een team zelfstandiger samenwerkt, heeft dus ook medewerkers nodig die vroegtijdig zeggen wat zij zien, nodig hebben of niet begrijpen. Hoe geef je als leidinggevende ruimte aan initiatief? Ruimte geven betekent niet dat ieder voorstel wordt overgenomen. Je kunt duidelijke voorwaarden stellen aan het resultaat en tegelijk openstaan voor een andere route ernaartoe. Het helpt ook om een richting mee te geven, want met alleen voorwaarden kunnen mensen gaan twijfelen over wat er precies wordt verwacht. Als iemand met een idee komt, helpt het ook om eerst te vragen: ‘Neem me eens mee in hoe je tot deze aanpak bent gekomen?’ Daarna kun je samen de risico’s en mogelijkheden bekijken. En maak ook vóór een besluit bewust ruimte voor twijfel. ‘Is iedereen akkoord?’ nodigt vooral uit tot ja of nee. Een vraag als ‘Welk risico of welke vraag hebben we nog niet besproken?’ geeft mensen iets concreets om op te reageren. Ruimte geven wordt pas zichtbaar op het moment dat iemand er gebruik van maakt. Dat klinkt lang niet altijd als een keurig voorstel. Soms zegt een medewerker: ‘Maar zo krijgen we het toch nooit op tijd af?’ Of: ‘Waarom doen we het niet gewoon anders?’ Hoe je op zo’n opmerking reageert, maakt verschil. Vraag je wat diegene ziet, of leg je meteen uit waarom jouw plan beter is? Dat moment bepaalt mede of iemand een volgende keer weer meedenkt. Probeer dit in je volgende overleg Leg een voorstel op tafel en vraag, voordat je een besluit neemt: ‘Wat zien jullie dat ik misschien over het hoofd zie?’ Geef mensen even tijd om na te denken en laat verschillende reacties toe. Komt er een bezwaar of een andere aanpak, vraag dan eerst door. Zo merkt het team dat initiatief ook welkom is wanneer het jouw eerste idee ter discussie stelt. Meer initiatief ontstaat niet van de ene op de andere dag. Het groeit wanneer iemand zich uitspreekt en merkt dat daar serieus naar wordt geluisterd. Zo komen vragen, ideeën en knelpunten eerder op tafel en kan het team er samen iets mee doen.

Verbeter de samenwerking in je team met praktische feedback werkvormen. Ontdek meer en start vandaag nog!

Irritatie is menselijk. Kijk en luister naar de rubriek 'Tussen de Regels #2 - Irritatie' om hier beter mee om te kunnen gaan.

Open communicatie in teams. Kijk en luister naar de rubriek 'Tussen de Regels #1 - Het maakt niet uit'.

Leer van Henry Cavill over effectieve samenwerking en communicatie. Ontdek praktische stappen voor betere teamdynamiek.

Oefen met een trainingsacteur voor betere communicatie en leiderschap. Ontdek de voordelen van directe feedback en veilige situaties.

Een startpunt voor effectiever werken is jezelf goed kennen. Wat vind je leuk? Wat kun je goed? Wat zijn je valkuilen? Waar heb je misschien vooroordelen over? Wat heb je nodig van je omgeving? Hoe kun je stress verminderen of vermijden? Onze reflex om tot effectiviteit te komen is vaak: nieuwe tools, betere planning, strakkere structuur. Maar dat is zelden waar het verschil wordt gemaakt. Sterker nog, voor sommigen kan dit zelfs beklemmend werken of onzekerheid in de hand werken. Waar het vaak misgaat Inhoudelijk loopt het meestal prima. Maar in de samenwerking en je eigen gedrag verlies je energie. Bijvoorbeeld: Je zegt niet wat je nodig hebt Irritaties blijven liggen Je neemt werk over terwijl dat niet hoeft Je gaat door, terwijl je weet dat het niet effectief is Dat heeft weinig met kunnen te maken. Wel met je eigen gebruiksaanwijzing kennen. Weten waarom je dingen doet zoals je ze doet en je stressgedrag herkennen en gebruiken voor verbetering. Zelfinzicht zonder actie levert weinig op Veel mensen herkennen hun patronen wel. Ze weten dat ze conflict vermijden, te veel oppakken of dingen uitstellen. Maar daar verandert nog niets door. Het verschil zit in wat je doet op het moment dat het speelt. Daar wordt effectiviteit bepaald. Maak het klein en concreet Effectiever werken zit in kleine aanpassingen die direct verschil maken. Bijvoorbeeld: Merk je dat je energie krijgt van rust en focus? Kies dan bewust een rustige werkplek en klik je mail even dicht Is het contact met de buitenwereld belangrijk voor je? Zet dan je bureau een dag bij het raam Heb je de neiging om alles zelf op te lossen? Stel in je eerstvolgende taak één gerichte hulpvraag Blijf je hangen in irritatie? Benoem één ding dat je anders wilt in een overleg, zonder het groot te maken Merk je dat je dag wordt overgenomen door anderen? Plan één uur waarin je iets voor jezelf kunt doen Geen grote veranderingen. Wel gedrag dat beter aansluit op wat jij nodig hebt. Veelgestelde vraag: hoe word ik effectiever in mijn werk? Een praktisch startpunt: Breng voor jezelf in kaart: wat geeft energie en wat kost energie Kijk waar je nu dingen laat liggen die eigenlijk aandacht vragen Kies één situatie vandaag of morgen waarin je iets anders gaat doen Houd het klein en experimenteer wat voor jou werkt. Tot slot Effectiever werken vraagt geen perfect plan. Het vraagt dat je weet wat voor jou werkt en dat je daar iets mee doet. Maak je plan dan ook niet perfect voor je eraan begint en stel niet uit tot morgen. Probeer eens iets anders in een specifieke situatie met weinig risico en kijk terug op het effect. En als het niet de eerste keer uitpakt zoals je hoopt, maak dan wat kleine aanpassingen en probeer het gewoon opnieuw. Dat maakt je werk uiteindelijk duidelijker, eenvoudiger en prettiger.

Professionals willen effectief werken. Niet per se harder, maar slimmer en gerichter.  Toch loopt het in de praktijk vaak anders. Je dag zit vol, waardoor niet alles wat belangrijk is aandacht krijgt. Gesprekken kosten energie of samenwerking wringt meer dan nodig. En dan bepaalt de waan van de dag weer hoe je handelt. De vraag die daaronder zit: hoe kun je je persoonlijke effectiviteit verbeteren? Persoonlijke effectiviteit zit niet in meer doen Een veelgemaakte fout is denken dat effectiever werken betekent: meer doen in minder tijd. In werkelijkheid gaat het om iets anders: Duidelijkere keuzes maken Beter afstemmen met anderen Sneller zien wat werkt en wat niet Bewuster omgaan met je gedrag Niet meer doen dus, maar dingen met aandacht misschien anders doen. Het verschil zit in kleine momenten Je persoonlijke effectiviteit wordt bepaald door kleine keuzes gedurende de dag: Zeg je iets over wat je stoort of laat je het liggen? Vraag je hulp of los je alles zelf op? Check je verwachtingen of ga je ervan uit dat het duidelijk is? Neem je tijd om na te denken of reageer je direct? Dit lijken details, maar hier ontstaat het verschil tussen grip en gedoe. Veel frustratie op werk komt niet door grote problemen, maar door dit soort kleine momenten die zich opstapelen. En I know: je hebt vast niet altijd zin om van alles een punt te maken. Want dit kan uiteindelijk meer tijd kosten dan dat het je oplevert. Doe dit dan ook vooral niet! Blijf wel kritisch op hoe je werkt en maak bewust keuzes om dingen die niet zo soepel voor je lopen, eens op een andere manier te proberen (die vanzelfsprekend bij je past). Je effectiviteit hangt samen met anderen Je werkt bijna nooit alleen. Wat voor jou logisch is, kan voor een ander onduidelijk of zelfs irritant zijn. De één is direct, de ander voorzichtig. De één wil tempo, de ander eerst afstemmen. Zonder zicht op die verschillen ontstaan misverstanden. Niet omdat mensen het verkeerd bedoelen, maar omdat ze anders kijken en handelen. Effectiever werken betekent dus ook: beter leren samenwerken met oog en begrip voor elkaar. Veelgestelde vraag: hoe word ik effectiever in mijn werk? Een praktisch antwoord dat direct toepasbaar is: Maak het concreet Kies één situatie waarin je nu energie verliest (bijvoorbeeld een overleg of samenwerking) Kies één ding dat je ander wilt doen Zoals eerder iets uitspreken, beter afstemmen of hulp vragen Ga het in het klein proberen Niet perfect, wel bewust Kijk kort wat het oplevert Wat werkte? Wat zou je de volgende keer toch nog anders doen? Dit lijkt simpel en eigenlijk is het dat ook. Toch gunnen we onszelf niet altijd de tijd en ruimte om dit te doen (zeker als de druk hoger wordt). Dat is precies waar de je winst zit. Wanneer coaching helpt Soms lukt het niet om dit alleen te doorbreken. Je blijft in dezelfde patronen hangen of merkt dat je steeds in dezelfde situaties vastloopt. Dan helpt het om samen te kijken naar: Waar je gedrag vandaan komt Wat je eigenlijk nodig hebt om goed te functioneren Hoe de meeste andere mensen zich gedragen en nodig hebben Welke kleine veranderingen voor jou een groot verschil kunnen maken Blijven werken aan persoonlijke effectiviteit loont Je werk verandert continu. Nieuwe mensen, andere verwachtingen, meer taken. Wat eerder werkte, werkt niet automatisch opnieuw. Door af en toe stil te staan bij hoe je werkt en bewust kleine aanpassingen te doen, houd je regie. Niet door harder te werken, maar door effectiever te kiezen. Dit verbetert je prestaties, geeft verbinding en vergroot je werkplezier. Have fun!

Je kent het vast. Twee betrokken collega’s. Beiden professioneel. Beiden willen dat het werk goed gebeurt. En toch… irritatie. De één vindt dat de ander eindeloos blijft praten. De ander ervaart de één als te kort door de bocht. Niemand bedoelt het verkeerd. Maar de energie zakt weg of slaat om. Hoe kan het dat mensen met goede intenties elkaar soms zo slecht begrijpen? Het antwoord ligt zelden in onwil. Het zit meestal in onuitgesproken verschillen. Goed werk willen leveren is niet hetzelfde als goed samenwerken In veel organisaties werken mensen die hun vak serieus nemen. Toch ontstaan er communicatieproblemen op de werkvloer. Dit komt omdat samenwerking niet alleen gaat over wat je kunt, maar vooral over hoe je werkt, wat je nodig hebt en wat je verwacht van anderen. Even concreet: Jan denkt in snelheid en resultaat, Sofie in zorgvuldigheid en draagvlak. Of Adil zegt direct wat hij vindt en Alex kiest haar woorden zorgvuldig. Marloes begint meteen, Linda wil eerst afstemmen. Zonder gedeelde taal over die verschillen ontstaat miscommunicatie in teams. Gedrag wordt geïnterpreteerd, terwijl de behoefte erachter onbekend blijft. We zien elkaars gedrag, maar wat het gedrag stuurt (wat je eigenlijk nodig hebt) is onzichtbaar en wordt vaak niet besproken. Waardoor samenwerking kan wringen In mijn werk zie ik drie terugkerende patronen die effectieve samenwerking ondermijnen. 1. Onuitgesproken verschillen Teams praten veel over inhoud, maar weinig over werkstijl. Hoe neem jij beslissingen? Wat heb jij nodig om goed te functioneren? Wat geeft jou energie — en wat kost energie? Als dit impliciet blijft, ontstaan er aannames. En aannames zijn een belangrijke oorzaak van miscommunicatie in teams. 2. Onduidelijke afspraken Veel communicatieproblemen op de werkvloer ontstaan niet door slechte intenties, maar door vage afspraken. Wat betekent “snel”? Wie neemt het besluit? Wat is goed genoeg? Wanneer trek je aan de bel? Zolang verwachtingen niet concreet worden gemaakt, vult iedereen ze zelf in. En dan lijkt het alsof de ander tekortschiet, terwijl hij simpelweg iets anders verstaat onder dezelfde woorden. 3. Niet bijsturen Misschien wel de meest onderschatte factor. Mensen spreken elkaar niet aan. Of in ieder geval niet waar het echt om gaat. Niet omdat het ze niets kan schelen, maar omdat ze de relatie willen behouden. Ze denken: Laat maar. Zo erg is het niet. Ik doe het zelf wel. Maar precies daar gaat samenwerking lekken. Kleine irritaties worden patronen. Patronen worden gewoontes. Gewoontes worden frustraties of resulteren in gelatenheid. “Zo doen we dat nu eenmaal hier.” Effectief samenwerken vraagt niet om perfectie. Het vraagt om het vermogen om bij te sturen. Waarom dit extra zichtbaar wordt bij groei of verandering Zolang een team stabiel is, blijven impliciete afspraken vaak overeind. Maar zodra er iets verandert — nieuwe collega’s, andere rollen, meer druk — vallen die vanzelfsprekende patronen op. Dan blijkt dat iedereen nét iets anders dacht. Samenwerken verbeteren wordt dan geen luxe, maar noodzaak. Juist in fases van groei of verandering wordt duidelijk hoe belangrijk het is om verschillen expliciet te maken. Wat werkt wel om samenwerking te verbeteren? 1. Verschillen expliciet maken Bespreek hoe ieder het liefst werkt. Wat heb je nodig? Wanneer functioneer je op je best? Zodra verschillen zichtbaar worden, verdwijnt een groot deel van de ruis. 2. Verwachtingen concreet maken Vertaal abstracte woorden naar gedrag. Wat betekent “proactief”? Wat betekent “eigenaarschap”? Wat betekent “afstemmen”? Hoe concreter de afspraak, hoe minder ruimte voor misinterpretatie. Hiervoor zijn echt geen grote cultuurprogramma’s of ingewikkelde theorieën nodig. 3. Oefenen met aanspreken Maak bijsturen normaal. Klein en praktisch. Niet: “We moeten een feedbackcultuur creëren.” Wel: “Zullen we dit volgende week samen evalueren?” Want als je gesprek gaat over hoe je elkaar kunt helpen in plaats van wat er niet goed gaat, verdwijnt weerstand en ontstaat verbinding. Samenwerken verbeteren zit vaak in kleine experimenten, niet in grote plannen. De kern  Mensen begrijpen elkaar slecht wanneer ze denken dat ze hetzelfde bedoelen, terwijl dat niet zo is. Effectieve samenwerking ontstaat wanneer verschillen bespreekbaar worden, afspraken helder zijn en bijsturen veilig voelt. Dan verdwijnt energieverlies en ontstaat begrip. En dan wordt samenwerken niet alleen effectiever, maar ook leuker.