Waarom neemt mijn team zo weinig initiatief?
‘Ik wil dat mijn team meer initiatief neemt.’
Die wens hoor ik vaak van leidinggevenden. Ze willen bijvoorbeeld dat medewerkers zelf knelpunten signaleren, ideeën aandragen en problemen oplossen. Toch blijven concrete voorstellen soms uit.
Mensen zien wel iets dat beter kan, maar wachten tot de leidinggevende ernaar vraagt of zelf een besluit neemt. Dat kan verschillende oorzaken hebben. Een ervan is dat medewerkers weinig ruimte ervaren om met een andere aanpak te komen. Soms ontstaat die indruk zonder dat een leidinggevende het bedoelt.
Ik herken dat uit mijn eigen tijd als leidinggevende. Ik vond het prettig als mensen initiatief namen. Maar koos iemand een route die ik zelf niet zou kiezen, dan zag ik al snel de risico’s. Ik stelde extra vragen, gaf aanwijzingen of nam het werk uiteindelijk over. Ik wilde de kwaliteit bewaken. Tegelijk gaf ik onbedoeld een dubbele boodschap: neem initiatief, zolang je het ongeveer doet zoals ik het zou doen. Dan is het begrijpelijk dat iemand de volgende keer terughoudend is met het tonen van initiatief.
Initiatief begint ook bij een bezwaar uitspreken
Bij initiatief denken we vaak aan een goed idee of iemand die uit zichzelf een taak oppakt. Maar soms is het waardevolste initiatief veel kleiner: iemand die op tijd zegt dat een afspraak onduidelijk is of dat een plan een risico heeft.
Stel dat een leidinggevende in een overleg vraagt: ‘Is iedereen akkoord?’ Een paar mensen knikken en de rest zwijgt. Later blijken er toch vragen of bedenkingen te zijn. Meerdere mensen twijfelden, maar niemand wilde als eerste bezwaar maken. Het team gaat verder met een besluit waar niet iedereen achter staat. Je kunt dan denken: ‘Dat hebben we mooi samen afgetikt’, maar in werkelijkheid is dat lang niet altijd het geval.
Hetzelfde kan gebeuren tussen collega’s. Je begrijpt niet waarom iemand een afspraak anders uitvoert, maar laat het rusten. Je vult zelf in wat erachter zit. Een paar dagen later voelt het lastiger om er alsnog over te beginnen. Dingen gaan broeien en voor je het weet heb je een veenbrand te blussen.
Wie wil dat een team zelfstandiger samenwerkt, heeft dus ook medewerkers nodig die vroegtijdig zeggen wat zij zien, nodig hebben of niet begrijpen.
Hoe geef je als leidinggevende ruimte aan initiatief?
Ruimte geven betekent niet dat ieder voorstel wordt overgenomen. Je kunt duidelijke voorwaarden stellen aan het resultaat en tegelijk openstaan voor een andere route ernaartoe. Het helpt ook om een richting mee te geven, want met alleen voorwaarden kunnen mensen gaan twijfelen over wat er precies wordt verwacht.
Als iemand met een idee komt, helpt het ook om eerst te vragen: ‘Neem me eens mee in hoe je tot deze aanpak bent gekomen?’ Daarna kun je samen de risico’s en mogelijkheden bekijken.
En maak ook vóór een besluit bewust ruimte voor twijfel. ‘Is iedereen akkoord?’ nodigt vooral uit tot ja of nee. Een vraag als ‘Welk risico of welke vraag hebben we nog niet besproken?’ geeft mensen iets concreets om op te reageren.
Ruimte geven wordt pas zichtbaar op het moment dat iemand er gebruik van maakt. Dat klinkt lang niet altijd als een keurig voorstel. Soms zegt een medewerker: ‘Maar zo krijgen we het toch nooit op tijd af?’ Of: ‘Waarom doen we het niet gewoon anders?’ Hoe je op zo’n opmerking reageert, maakt verschil. Vraag je wat diegene ziet, of leg je meteen uit waarom jouw plan beter is? Dat moment bepaalt mede of iemand een volgende keer weer meedenkt.
Probeer dit in je volgende overleg
Leg een voorstel op tafel en vraag, voordat je een besluit neemt: ‘Wat zien jullie dat ik misschien over het hoofd zie?’ Geef mensen even tijd om na te denken en laat verschillende reacties toe. Komt er een bezwaar of een andere aanpak, vraag dan eerst door. Zo merkt het team dat initiatief ook welkom is wanneer het jouw eerste idee ter discussie stelt.
Meer initiatief ontstaat niet van de ene op de andere dag. Het groeit wanneer iemand zich uitspreekt en merkt dat daar serieus naar wordt geluisterd. Zo komen vragen, ideeën en knelpunten eerder op tafel en kan het team er samen iets mee doen.
